Prima di affidare attività all’esterno, cambiare fornitore o usare un dato contabile per una decisione aziendale, conviene verificare tre elementi: il documento è disponibile, il suo percorso è ricostruibile e una persona o funzione gestisce le eccezioni. Il controllo non consiste nell’aggiungere adempimenti indistinti: segue il passaggio tra fatture, registrazioni, archivi, scadenze e responsabilità che rende il dato utilizzabile nella decisione.
Fatturazione elettronica, caricamento di file in cloud, conservazione e controllo della contabilità sono attività collegate ma diverse. Un archivio online può rendere un file accessibile, ma non chiarisce da solo come la fattura è stata trasmessa, dove è conservata, chi controlla la registrazione e come il documento viene ritrovato quando emerge una differenza. Internalauditing può svolgere una lettura preliminare dei processi amministrativo-contabili, verificando documenti, flussi e responsabilità prima della scelta organizzativa. L’intervento non sostituisce la revisione legale né rilascia attestazioni ufficiali.
In sintesi
- Partire dalla decisione concreta: esternalizzazione, cambio di fornitore, chiusura periodica o utilizzo di un saldo per decidere.
- Tenere distinti trasmissione e ricezione delle fatture elettroniche, registrazione in contabilità, archiviazione e conservazione.
- Associare a ogni documento un punto di ingresso, un responsabile, un controllo e una modalità di gestione delle eccezioni.
- Nei casi in cui vi siano obblighi di conservazione, verificare separatamente che il sistema assicuri autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità di quanto conserva.
- Coinvolgere il commercialista quando documenti, registrazioni e responsabilità non permettono una ricostruzione sufficiente per la decisione.
Il caso tipo: preparare un nuovo assetto amministrativo
Una PMI riceve fatture da più canali, emette fatture elettroniche tramite un gestionale e affida alcune registrazioni a un soggetto esterno. L’amministratore valuta di esternalizzare ulteriori attività, ma non dispone ancora di una mappa condivisa: alcune fatture sono recuperate dal gestionale, altre da cartelle condivise; le approvazioni passano tra più persone; non è chiaro chi gestisca documenti scartati, note di variazione o differenze tra documento e registrazione.
Il caso è ipotetico e serve a definire il perimetro della verifica. Gli input utili sono l’elenco dei flussi documentali, fatture emesse e ricevute pertinenti, situazione contabile aggiornata, ultimo bilancio disponibile, scadenziario, ruoli coinvolti, modalità di approvazione e archivi utilizzati. Se un elemento non è disponibile, va indicato come dato da recuperare: ricostruirlo per supposizione renderebbe meno leggibile il quadro iniziale.
Il confronto con il commercialista può essere utile prima di definire il nuovo assetto, per delimitare documenti e controlli necessari, e dopo la prima mappatura, quando emergono differenze da esaminare o riconciliazioni da impostare. L’obiettivo della prima lettura è individuare ciò che deve essere chiarito nel perimetro dell’incarico, non attribuire cause alle incongruenze.
Seguire il documento dal flusso alla contabilità
Fatturazione elettronica: trasmissione, ricezione e responsabilità
Per le operazioni tra soggetti residenti o stabiliti nel territorio dello Stato, l’articolo 1 del D.Lgs. 127/2015 prevede l’emissione di fatture elettroniche attraverso il Sistema di Interscambio e nel formato previsto dalla norma. Gli operatori economici possono avvalersi di intermediari per la trasmissione; la disposizione mantiene tuttavia ferme le responsabilità del soggetto che effettua la cessione del bene o la prestazione del servizio.
Nella mappatura, annotate quale sistema genera il documento, quale canale ne presidia invio e ricezione e chi controlla le eccezioni. In base al flusso adottato, il controllo può riguardare dati anagrafici, riferimenti contrattuali, importi, note di variazione e scarti. Non è sufficiente sapere che una fattura è presente nel gestionale: occorre poterla collegare alla persona o funzione che tratta l’eccezione e alla successiva registrazione contabile.
Conservazione digitale: che cosa verificare
La conservazione non coincide con il caricamento di un file in una cartella cloud. L’articolo 44 del D.Lgs. 82/2005 stabilisce che, quando la legge prescrive obblighi di conservazione, il sistema di conservazione dei documenti informatici assicura, per quanto in esso conservato, autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità. Per le fatture elettroniche e i documenti informatici trasmessi attraverso il Sistema di Interscambio e memorizzati dall’Agenzia delle entrate, l’articolo 1 del D.Lgs. 127/2015 prevede il soddisfacimento degli obblighi di conservazione nei termini indicati dalla disposizione.
La verifica operativa richiede domande circoscritte: dove si trova il documento? Chi può individuarlo? È possibile collegarlo alla registrazione e all’eventuale eccezione? Quali archivi, accessi e responsabilità devono restare disponibili se cambia una persona, un applicativo o un fornitore? Queste domande distinguono il contesto tecnologico dall’organizzazione documentale e aiutano a definire quali elementi devono essere verificati nel caso concreto.
Quando il flusso include soggetti esterni, può essere utile approfondire Approfondisci: come controllare un fornitore di outsourcing amministrativo.
Contabilità, controlli e riconciliazioni
Il controllo contabile è il passaggio che rende leggibile il rapporto tra documento, registrazione e dato usato nella decisione. Nel caso tipo, la verifica può concentrarsi sulle voci o sui documenti rilevanti per la scelta, senza trasformarsi in un elenco indistinto di attività. Per ciascun elemento, annotate la fonte originaria, la registrazione corrispondente, il responsabile del controllo e l’eventuale eccezione aperta.
- Confrontare il documento disponibile con la registrazione contabile pertinente.
- Separare le differenze con una spiegazione documentata da quelle che richiedono approfondimento.
- Indicare chi esegue la riconciliazione e chi decide come trattare l’eccezione.
- Verificare che estratti ed esportazioni usati nel confronto siano datati, comprensibili e riferiti al perimetro esaminato.
Questa sequenza non fornisce una valutazione automatica delle differenze. Serve a rendere visibili i punti da chiarire con il commercialista prima di fondare una scelta su dati non sufficientemente ricostruibili.
Decidere dopo la mappatura
Dopo aver seguito il ciclo del documento, l’impresa può valutare alternative organizzative: mantenere il flusso chiarendo ruoli e controlli; affidare all’esterno attività delimitate, definendo scambio documentale e gestione delle eccezioni; oppure rinviare il cambiamento fino al recupero delle informazioni necessarie. La scelta dipende dal caso concreto e dalla qualità delle informazioni disponibili.
Prima di delegare attività, conviene chiarire quali responsabilità restano interne, chi riceve le segnalazioni, come si recuperano documenti e archivi e chi esamina una differenza prima che incida sulla lettura della contabilità. Per inquadrare la scelta, leggi come verificare i processi aziendali prima della decisione.
Internalauditing può esaminare il caso come controllo preliminare dei processi amministrativo-contabili, mettere a fuoco documenti, passaggi e responsabilità da chiarire e indicare le alternative organizzative da valutare. Per rendere il confronto concreto, porta una breve descrizione del problema, i documenti o gli estratti pertinenti, l’elenco dei ruoli coinvolti, lo scadenziario e l’indicazione di ciò che manca o non è reperibile.
Richiedi un’analisi preliminare prima di delegare attività o assumere decisioni sui dati contabili.
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